1. Mục tiêu vị trí (Role Objective)

Chịu trách nhiệm tìm kiếm, đánh giá và làm việc với nhà cung cấp nhằm đảm bảo:

• Giá mua cạnh tranh và tối ưu chi phí theo từng dự án
• Số liệu báo giá và chi phí chính xác, minh bạch và có thể kiểm soát
• Đảm bảo tiến độ, chất lượng và hạn chế rủi ro trong quá trình triển khai

2. Trách nhiệm chính (Key Responsibilities)

2.1. Sourcing & Supplier Management

• Chủ động tìm kiếm, xây dựng và phát triển hệ thống nhà cung cấp:
• Event production
• Thi công – in ấn, POSM
• Âm thanh – ánh sáng – LED
• Kỹ thuật – thiết bị
• Nhân sự event (PG, PB, crew…)
• Freelancer / dịch vụ
• Thiết lập danh sách supplier theo:
• Nhóm ngành
• Mức giá
• Chất lượng & độ tin cậy
• Đánh giá và phân loại supplier định kỳ
• Giá
• Chất lượng thi công
• Khả năng đáp ứng timeline gấp

2.2. Báo giá & đàm phán (Quotation & Cost Negotiation)

• Tiếp nhận brief từ Account / Project / Production
• Liên hệ nhiều supplier để:
• Lấy báo giá
• So sánh và phân tích chi tiết từng hạng mục
• Đàm phán:
• Giá
• Điều khoản thanh toán
• Timeline
• Đề xuất phương án tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng

2.3. Kiểm soát chi phí & số liệu (Cost Control & Data Accuracy)

 Trọng tâm của vị trí

• Lập bảng so sánh báo giá (quotation comparison) rõ ràng, chi tiết theo từng hạng mục
• Kiểm tra, đối chiếu và đảm bảo:
• Không sai lệch số liệu
• Không thiếu hạng mục
• Không trùng lặp chi phí
• Theo dõi chi phí theo từng project:
• Báo giá ban đầu
• Chi phí thực tế
• Chênh lệch (variance)
• Phối hợp với kế toán để:
• Đối soát chi phí
• Đảm bảo số liệu thống nhất

2.4. Hợp đồng & thanh toán (Contract & Payment Control)

• Kiểm tra và rà soát hợp đồng với nhà cung cấp:
• Giá
• Điều khoản thanh toán
• Phạm vi công việc
• Theo dõi tiến độ thanh toán:
• Đặt cọc
• Thanh toán từng đợt
• Đảm bảo hồ sơ thanh toán đầy đủ:
• Báo giá
• Hợp đồng
• Biên bản nghiệm thu
• Hóa đơn

2.5. Phối hợp triển khai (Project Coordination)

• Làm việc chặt chẽ với:
• Account
• Production
• Creative
• Theo dõi tiến độ supplier trong quá trình thực hiện
• Xử lý các phát sinh liên quan đến:
• Cost
• Timeline
• Chất lượng

2.6. Hệ thống & báo cáo (System & Reporting)

• Xây dựng và cập nhật:
• Database supplier
• Lịch sử báo giá
• Lập báo cáo:
• Cost theo project
• Hiệu quả tối ưu chi phí
• Đề xuất cải tiến quy trình mua hàng và kiểm soát chi phí

3. Yêu cầu năng lực (Requirements)

Kinh nghiệm

• 2–4 năm Purchasing / Production / Event
• Có kinh nghiệm làm việc với supplier trong ngành event

Kỹ năng chuyên môn

• Có tư duy kiểm soát chi phí tốt:
• Chính xác cao
• Kiểm tra – đối chiếu số liệu
• Thành thạo Excel:
• Bảng so sánh báo giá
• Tracking cost theo project
• Hiểu rõ:
• Cấu trúc chi phí event
• Các hạng mục thi công & production

Kỹ năng làm việc

• Đàm phán giá tốt (đặc biệt trong môi trường deadline gấp)
• Quản lý nhiều project cùng lúc
• Giao tiếp và phối hợp tốt với:
• Account
• Production

4. Quyền lợi (Benefits) 

• Mức lương cạnh tranh theo năng lực và kinh nghiệm
• Tham gia đầy đủ: BHXH – BHYT – BHTN theo quy định
• Thuế TNCN được thực hiện đúng quy định
• Xét tăng lương định kỳ hoặc theo hiệu quả công việc
• Làm việc trực tiếp với Ban Giám đốc
• Môi trường năng động, tốc độ cao (agency), đề cao tính chủ động và trách nhiệm
• Nghỉ phép năm theo quy định
• Team building, company activities
• Các chế độ khác theo chính sách Công ty